Réceptionniste (H/F)

Le poste

Vos missions:
1. Accueil physique
- Être attentif et disponible auprès de la clientèle ;
- Apporter les renseignements appropriés au profil de la clientèle ;
- Check-in et check-out ;
- S'assurer du règlement des factures ;
- Procéder aux diverses inscriptions (activités & repas).
2. Accueil téléphonique
- Répondre aux appels téléphoniques et les gérer en fonction de leur nature ;
- Remplissage des fiches options familles, groupes ;
- Envoi de documentations ;
- Répartition des appels ou transmission des messages aux services concernés.
3. Caisse accueil
- Utilisation de la caisse enregistreuse dans le cadre des ventes effectuées ;
- Transmission au secrétariat des caisses journalières accompagnée du ticket de contrôle pour enregistrement et remise au coffre de la recette ;
- Signalement de tout problème occasionné par les saisies et/ou différence de caisse ou de fond de caisse ;
- Gestion avec enregistrement sur bordereau des chèques ANCV. Validation en fin de mois du montant des chèques ANCV avec le secrétariat de direction avant envoi originaux à ANCV et copie à CAP FAMILLES ;
- Encaissement des factures de location de matériels de ski transmises par le magasin à ski.
4. Secrétariat
- Gestion et réponse aux mail ;
- Faire les options familles et individuels ;
- Edition hebdomadaire des fiches ménage ;
- Mise sous pli, classement du courrier et répartition du courrier arrivé et départ ;
- Classement des dossiers usagers familles et gestion des demandes de documentations familles & groupes ;
- Gestion et réponse aux mail ;
- Prise en charge de tâches ponctuelles émanant des services planning/facturation, communication, secrétariat et direction ;
- Approvisionnement des documentations et tarifs Familles et Groupes auprès des services planning, secrétariat et de la direction.
5. Espace Accueil
- Maintenir l'environnement de l'espace accueil vivant et à jour des informations prioritaires (fléchage, tableaux, documentations diverses, programme d'animation, bulletin météo, présentoir magazines, présentoir Cap France).
6. Divers
- Gestion de la mise en route et des inscriptions de l'espace SPA ;
- Suivi des effectifs journaliers et transmission aux services concernés ;
- Mise en place des pauses séminaires (l'après-midi) ;
- Mise en place de la signalétique intérieure (groupes/séminaires) ;
- Effectuer des ventes à distance par carte bancaire (logiciel sécurisé) ;
- Transmission de toutes informations utiles aux autres réceptionnistes par l'utilisation du tableau de liaison ;
- Gestion des jeux de sociétés proposés à la clientèle ;
- Maintien de la banque d'accueil et du bureau propres ;
- Gestion du parc des glacières (nettoyage, location et entreposage) ;
- Inventaires et gestion du stock de clés (chambres, appartements, salles, locaux.).
7. Gîtes
- Etats des lieux sortants & inventaires hebdomadaires en période de vacances scolaires ou période d'affluence ;
- Gestion des chèques de caution ;
- Inventaire général en fin de saison (annuel) et réassort si nécessaire de matériel.